Van eerste gesprek tot livegang: hoe een Exact-traject bij een kmo verloopt

Ondernemers die overwegen om hun voorraad en hun boekhouding samen te brengen, stellen bijna altijd dezelfde vraag. Niet wat het pakket kan, maar wat het met hun bedrijf gaat doen. Hoeveel weken zijn we hiermee bezig, wie moet er vrijgemaakt worden, en wat gebeurt er als er tijdens de overstap iets misloopt?

Die vraag is terecht. De verhalen over ERP-trajecten die een jaar duren en drie keer over budget gaan, gaan over organisaties van een heel andere omvang. Bij een handelsbedrijf van vijf tot vijftien medewerkers ziet zo’n traject er anders uit. Hieronder staat wat er in de praktijk gebeurt.

Stap 1: het gesprek waarin we vooral luisteren

We beginnen niet bij het pakket maar bij je werk. Welke stappen doorloopt een order bij jou, waar wordt informatie overgetypt, welke vraag kun je vandaag niet beantwoorden zonder eerst iets uit te zoeken? Dat gesprek voeren we het liefst bij jou, want een rondgang door het magazijn levert in twintig minuten meer op dan een uur aan de vergadertafel.

Uit dat gesprek volgt een beeld van wat er nodig is: welke onderdelen van Exact Online Handel, welke editie daarbij hoort en welke koppelingen met je bestaande software zinvol zijn. Blijkt onderweg dat je huidige opzet volstaat en dat de winst in de inrichting zit in plaats van in nieuwe software, dan zeggen we dat ook.

Stap 2: het voorstel en de keuze

Je krijgt een voorstel waarin de scope, de inrichting en de begeleiding staan. Belangrijk daarbij is dat de doorlooptijd in dagen wordt uitgedrukt en niet in maanden. Een klein traject is een kwestie van drie dagen. Een gemiddeld implementatietraject ligt tussen de drie en vijf dagen, verspreid over enkele weken zodat je mensen hun gewone werk kunnen blijven doen.

Die dagen zijn geen inschatting achteraf. Ze komen voort uit een aanpak die we bij veel kmo’s hebben herhaald, waarbij de standaardinrichting het uitgangspunt is en we alleen afwijken waar je manier van werken dat vraagt.

Stap 3: van sales naar consultant

Zodra je akkoord bent, draagt de accountverantwoordelijke het dossier over aan een projectverantwoordelijke. Die consultant is je vaste aanspreekpunt. Alles wat in het eerste gesprek is besproken, gaat mee in die overdracht, zodat je je verhaal niet opnieuw hoeft te doen.

In deze fase gebeurt het echte werk:

De inrichting: je artikelen, je klanten, je leveranciers en je boekhoudkundige structuur komen in de juiste vorm in het systeem.
De koppelingen: je webshop, je factuurherkenning of je rapportering worden aangesloten waar dat afgesproken is.
Het magazijn: locatiecodering, scanners en de voorraadapp worden ingesteld op de manier waarop je magazijn werkelijk is ingedeeld.
De test: we lopen echte orders en echte facturen door het systeem, want dat is het enige moment waarop je zeker weet dat het klopt.

Stap 4: livegang en de weken erna

Livegaan is geen knop maar een moment dat je zelf kiest, meestal aan het begin van een periode zodat je cijfers netjes aansluiten. De eerste dagen erna zijn belangrijker dan de dag zelf. Dan komen de vragen die pas opduiken als mensen er echt mee werken.

Daarom draagt de consultant het dossier over aan onze helpdesk, inclusief de context van je bedrijf. Belt iemand van je team, dan hoeft die niet eerst uit te leggen hoe je situatie in elkaar zit. Komt er een vraag die verder gaat dan dagelijkse ondersteuning, dan komt die weer bij je consultant terecht.

Wat we van je nodig hebben

Een traject slaagt of strandt op beschikbaarheid. Wat helpt:

Eén iemand die beslist. Vaak de zaakvoerder of de financieel verantwoordelijke, zodat keuzes niet blijven hangen.
Iemand uit het magazijn. De persoon die dagelijks pickt, weet beter dan wie ook waar het proces stroef loopt.
Je gegevens op orde. Een artikelbestand of klantenlijst opschonen kost tijd, en dat kun je beter vooraf doen dan tijdens de test.

Meer dan dat vragen we niet. De rest ligt bij ons.

Waarom kmo’s hiervoor bij Trustteam terechtkomen

Wij hebben een vast team dat dagelijks met Exact werkt, en daarnaast hebben we de boekhoudkundige kennis in huis. Dat tweede maakt in de praktijk het verschil, omdat de vragen tijdens een implementatie zelden puur technisch zijn. Waarom valt deze kost op die rekening, hoe wil je je marge opvolgen, wat betekent dit voor je btw-aangifte? Die gesprekken kunnen we voeren zonder dat er nog een derde partij bij moet.

Wil je weten hoe een traject er voor je bedrijf uit zou zien, plan dan een vrijblijvend gesprek. We doorlopen je flow en geven je een realistisch beeld van de stappen en de doorlooptijd, voordat er sprake is van een offerte.