Je magazijn digitaliseren zonder extra mensen aan te werven
Belgische kmo's blijven aanwerven. Uit de KMO Werkbarometer van Acerta, ETION en VKW Limburg bleek dat 52,5 procent van de kmo's in de tweede helft van 2026 extra medewerkers wil aantrekken, het hoogste niveau sinds de start van dat onderzoek. Tegelijk blijft het aantrekken van de juiste mensen voor bijna zes op de tien werkgevers een van de grootste uitdagingen.
Voor een handelsbedrijf betekent dat iets heel concreets. Groeit je ordervolume, dan kun je er niet vanzelfsprekend een magazijnier bijzetten. De vraag wordt dus: hoeveel orders kunnen dezelfde mensen verwerken zonder dat de fouten toenemen.
Waar het misloopt in een papieren magazijn
De meeste kmo-magazijnen draaien nog op een combinatie van pickinglijsten op papier, kennis in het hoofd van één ervaren medewerker en een voorraadtelling die twee keer per jaar plaatsvindt.
Dat werkt zolang het volume beperkt blijft en die ene medewerker aanwezig is. De zwakke plekken zitten ergens anders:
- Een picking wordt uitgevoerd maar niet afgevinkt, waardoor het systeem iets anders zegt dan het rek.
- Ontvangen goederen worden pas 's avonds of de dag erna ingeboekt.
- Niemand kan achteraf reconstrueren welk lot naar welke klant vertrok.
- De administratie belt naar het magazijn om te vragen of een order al buiten is.
Elke schakel op zich lijkt onschuldig. Samen zorgen ze ervoor dat je je eigen voorraadcijfers niet meer vertrouwt, en dat is duur. Wie zijn cijfers wantrouwt, bestelt te veel, telt te vaak en verkoopt soms iets dat er niet ligt.
Wat de voorraadap verandert
Wat veel ondernemers niet weten: digitaal magazijnbeheer zit al in het abonnement van Exact Online Handel en Exact Online Productie. Je hebt er geen apart WMS-pakket voor nodig. De app draait op een smartphone of op een handscanner, zowel op Android als iOS.
De app dekt de volledige voorraadverwerking af: tellingen, goederenontvangsten, orderpicking, retours, assemblage en magazijnverplaatsingen. De app werkt met meerdere magazijnen en met meerdere medewerkers tegelijk.
Afhankelijk van je editie komen daar functies bij zoals werken met meerdere magazijnen, assemblage via stuklijsten of goedkeuringsflows voor grotere teams.
De voorraad klopt op het moment zelf.
Scannen gebeurt tijdens de handeling, niet erna op basis van een blad papier. De administratie ziet meteen wat het magazijn ziet.
Nieuwe medewerkers zijn sneller inzetbaar.
De app leidt iemand door de picking. Kennis van de locatie van elk artikel zit in het systeem in plaats van in iemands hoofd, wat ook je vakantieperiodes een pak rustiger maakt.
Traceerbaarheid is een bijproduct.
Werk je met serienummers of batch- en lotnummers, dan leg je die vast tijdens de ontvangst en de levering. Bij een klacht of een terugroeping weet je binnen enkele minuten welke klant welk lot ontving. Voor voeding, technische onderdelen en medische producten is dat geen luxe maar een vereiste.
Minder heen-en-weer geloop.
De verkoopmedewerker ziet in het systeem of een order gepickt is, en hoeft daarvoor niemand te storen.
Van invoeren naar echt gebruiken
De software installeren is het kleinste deel van het werk. Wat een digitaliseringsproject in het magazijn doet slagen of falen, is de voorbereiding eromheen.
Je magazijnindeling en locatiecodering moeten kloppen, want een app die naar een locatie verwijst die in de praktijk niet bestaat, verliest meteen zijn geloofwaardigheid. Je artikelgegevens, barcodes en verpakkingseenheden moeten op orde zijn. En je mensen moeten begrijpen waarom ze scannen, want een magazijnier die de app als controle ervaart, zoekt manieren om eromheen te werken.
Wij starten daarom altijd bij een rondgang op de werkvloer voordat er iets ingesteld wordt. Vaak blijkt dan dat een deel van de winst niet uit de software komt maar uit een andere volgorde van werken.
De aanpak van Trustteam
We begeleiden je magazijn van de analyse tot de eerste weken erna. Dat betekent: samen kijken naar je huidige flow, de inrichting doen in Exact Online, je medewerkers opleiden in hun eigen werkomgeving en beschikbaar blijven wanneer de eerste vragen komen. Loopt er iets vast, dan neem je contact op met onze eigen helpdesk tijdens de kantooruren, bij mensen die je dossier kennen.
Omdat we ook je netwerk, je Wi-Fi in het magazijn en je toestellen kunnen verzorgen, hoef je niet te schakelen tussen leveranciers wanneer de scanner het niet doet in de achterste gang. Dat is het praktische voordeel van één aanspreekpunt voor je IT.
Merk je dat je magazijn de groei van je orders niet meer volgt, plan dan een rondgang met een van onze consultants. We bekijken je flow ter plaatse en tonen je wat er met je huidige abonnement al mogelijk is voordat er sprake is van een investering.
Benieuwd wat Exact Online Handel voor jouw bedrijf betekent?
Lees hoe je magazijn en je boekhouding in één flow komen, welke editie bij jouw aantallen past en hoe een traject bij Trustteam verloopt.
