E-facturatie bijna een jaar later: van verplichting naar rendement, en wat 2028 nu al vraagt

De deadline van 1 januari 2026 is gepasseerd zonder de chaos die sommigen voorspelden. Het Belgische model werkt via een decentraal netwerk, waardoor er geen centraal portaal was dat kon vastlopen. Technisch gezien doen de verbindingen wat ze moeten doen.

Toch merken wij in de praktijk dat een deel van de Belgische kmo's nog niet is waar het zou moeten zijn. Niet omdat de infrastructuur hapert, maar omdat e-facturatie bij veel bedrijven is opgelost als een verplichting die weggewerkt moest worden, in plaats van als een verbetering van hun administratie.

Drie zaken die in de praktijk nog misgaan

Wie enkel de minimale oplossing koos, betaalt vandaag dus vaak twee keer: eerst voor de tool, daarna in werkuren.

Een pdf blijft is geen e-factuur

Het hardnekkigste misverstand blijft dat een factuur mailen in pdf volstaat. Dat is niet zo, ook niet met een QR-code erop. Een e-factuur is een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931, uitgewisseld via Peppol, dat de software van je klant automatisch kan verwerken.

De ontvangstkant blijft liggen

Veel bedrijven regelden het verzenden en vergaten dat inkomende facturen ook gestructureerd binnenkomen. Die worden dan alsnog manueel overgetypt, waardoor precies de tijdswinst verdwijnt waar het om te doen was.

De factuurgegevens kloppen niet altijd

Een gestructureerde factuur wordt automatisch gevalideerd. Waar vroeger een collega een ontbrekend btw-nummer of een verkeerde referentie stilzwijgend rechtzette, krijg je nu een weigering terug. Dat legt datakwaliteit bloot die er altijd al was.

Waar de winst wel zit

E-facturatie wordt pas interessant zodra ze verbonden is met de rest van je administratie. Als een verkoopfactuur automatisch ontstaat uit een geleverd order, en een inkomende leveranciersfactuur automatisch tegen je aankooporder en ontvangst wordt afgetoetst, verdwijnt het invoerwerk echt.

Daar komt een concrete financiële prikkel bij die nog even loopt. Voor de belastbare periodes 2024 tot en met 2027 kunnen kleine vennootschappen en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120 procent toepassen op abonnementskosten voor facturatiepakketten en op advieskosten die met deze verplichting samenhangen. Bij een bestaand abonnement geldt dat voor de meerprijs voor e-facturatie, op voorwaarde dat die apart op de factuur staat. Daarnaast bestaat er voor digitale investeringen een verhoogde investeringsaftrek. Laat je accountant nakijken of je aan de voorwaarden voldoet, want deze regeling loopt af eind 2027.

De volgende stap staat al vast: e-reporting in 2028

E-facturatie was niet het eindpunt. Vanaf 1 januari 2028 volgt de verplichte elektronische rapportering van B2B-transacties aan de FOD Financiën. Het wetsontwerp bevindt zich in de slotfase, met publicatie van de wet voorzien in het najaar van 2026 en het uitvoeringsbesluit begin 2027.

Wat houdt het in? Bij een B2B-transactie wordt een gestructureerd bestand van je factuurgegevens vrijwel meteen naar de overheid gestuurd, via hetzelfde Peppol-netwerk dat je vandaag al gebruikt. Het is geen tweede boekhouding en geen extra aangifte. Het is je bestaande factuurstroom, waarbij de belastingadministratie een partij wordt in het verhaal.

Dat betekent twee dingen voor je bedrijf.

Ten eerste hoef je geen volledig nieuw systeem te bouwen, want e-reporting bouwt verder op de infrastructuur die er nu al staat. Ten tweede wordt de kwaliteit van je gegevens belangrijker dan ooit. Wat je rapporteert, gaat rechtstreeks naar de administratie, vrijwel op het moment van de transactie. Correcties achteraf tijdens de maandafsluiting worden dan een pak minder comfortabel.
Bedrijven die hun facturatie vandaag geïntegreerd hebben, merken van die overgang straks weinig. Bedrijven die hun e-facturatie met een losse tool naast hun boekhouding hebben opgelost, zullen in 2027 opnieuw aan tafel moeten.

Wat je nu al kunt doen

Bekijk of je inkomende facturen even goed geautomatiseerd zijn als je uitgaande. Controleer je stamgegevens: btw-nummers, adressen, betalingsvoorwaarden en referenties van klanten en leveranciers. En stel jezelf de vraag hoeveel manuele stappen er nog tussen een levering en een geboekte factuur zitten.

Bij Trustteam combineren we IT-kennis met boekhoudkundige kennis, en dat is bij dit onderwerp geen overbodige luxe. Onze consultants kennen niet alleen Peppol en de technische kant van je ERP, ze begrijpen ook wat een gestructureerde factuurstroom betekent voor je btw-verwerking en je rapportering. We bekijken je volledige flow, niet enkel de verzendknop.

Wil je weten of je huidige opzet klaar is voor wat er in 2028 aankomt, laat ons dan je facturatieproces doorlichten. Dat kost je een gesprek en levert je een concreet beeld op van wat er nog moet gebeuren, en van wat je ondertussen aan tijd kunt winnen.