Exact is meer dan boekhoudsoftware: zo loopt je volledige handelsflow door één systeem
Vraag een Belgische ondernemer waar Exact voor staat en het antwoord luidt in negen van de tien gevallen: boekhouding. Dat is begrijpelijk, want zo is het pakket bij veel bedrijven binnengekomen, vaak via de accountant. Het is alleen al lang niet meer het volledige verhaal.
Voor handelsbedrijven verzorgt Exact Online Handel het volledige traject van bestelling tot betaling. Geen apart voorraadprogramma naast je boekhouding, maar één systeem waarin beide dezelfde gegevens gebruiken.
Van bestelling tot betaling in één lijn
Neem een doorsnee order en volg het door het systeem.
Aan het einde van die keten heb je geen aparte oefening nodig om te weten hoe je ervoor staat. De marge per artikel, de voorraadwaarde en de openstaande klanten zijn gewoon het resultaat van het werk dat de mensen die dag al gedaan hebben.
1. Een klant bestelt
Het verkooporder wordt aangemaakt en je ziet meteen of het artikel op voorraad is, wanneer de volgende levering binnenkomt en welke prijsafspraken voor deze klant gelden. Is er onvoldoende stock, dan maak je vanuit datzelfde order een aankooporder aan bij jouw leverancier.
2. Ontvangst van de goederen
Bij ontvangst boekt de magazijnier de goederen in, met de scanner of de app op zijn smartphone.
De voorraad wordt automatisch bijgewerkt en de aankoopfactuur van de leverancier kan tegen die ontvangst worden afgetoetst.
3. Het order wordt gepickt en geleverd.
Op dat moment kan de verkoopfactuur vertrekken, als e-factuur via Peppol, zonder dat iemand gegevens overtypt. De factuur wordt onmiddellijk na versturing opgenomen in je boekhouding en de openstaande post volgt automatisch mee in de opvolging.
Wat kmo's hierbij het meest verrast
-
Het magazijn zit gewoon in het abonnement.
De voorraadapp voor Android en iOS hoort bij Exact Online Handel. Tellingen, goederenontvangsten, orderpicking, retours, assemblage en magazijnverplaatsingen doe je ermee, ook met meerdere medewerkers en meerdere magazijnen tegelijk.
-
Het is geen ERP-traject van een half jaar.
Een gemiddelde implementatie bij een kmo neemt drie tot vijf dagen doorlooptijd in beslag. Geen jarenlange voorbereiding, wel een doordachte inrichting.
-
Je hoeft niet alles in één pakket te proppen.
Er bestaat een uitgebreid landschap aan koppelingen rond Exact Online, van webshop en orderverwerking tot factuurverwerking. Wat standaard beter werkt, hou je standaard. Wat echt eigen is aan je werkwijze, koppelen of ontwikkelen we ernaast.
Welke versie past bij welk bedrijf
Exact Online Handel bestaat in vier edities. Het verschil zit niet in de basis, maar in hoeveel structuur je organisatie nodig heeft.
-
Exact Online Handel Essentials is het startpunt voor bedrijven die producten aankopen en verkopen en hun orders, voorraad en boekhouding in één systeem willen bijhouden.
-
Exact Online Handel Plus wordt interessant zodra meerdere mensen dagelijks met het magazijn bezig zijn. Denk aan orderpicking via de mobiele app, werken met meerdere magazijnen, assemblage via stuklijsten en het opvolgen van serie- of batchnummers.
-
Exact Online Handel Professional is gericht op bedrijven met duidelijk verdeelde rollen en verantwoordelijkheden, waar goedkeuringsflows en extra controles nodig zijn.
-
Exact Online Handel Premium richt zich op ondernemingen met veel transacties en complexere processen. Hier komen procesautomatisering op basis van je eigen regels, voorraadreserveringen en ingebouwde Power BI-dashboards in beeld.
De praktijk leert dat de keuze zelden over functionaliteitenlijsten gaat. Ze gaat over de vraag hoeveel mensen er in je flow zitten en waar vandaag de fouten ontstaan. Dat is precies het gesprek dat we met je willen voeren voordat er een licentie op tafel komt.
Waarom kmo's dit met Trustteam doen
Wij hebben een vast team dat dagelijks met Exact werkt, aangevuld met consultants die de boekhoudkundige kant beheersen. Die combinatie maakt het verschil: we kijken niet alleen naar de logistieke flow, maar ook naar wat die betekent voor je btw-verwerking, je rapportering en je afsluiting.
Daarnaast ben je bij ons niet alleen voor Exact aan het juiste adres. Als one-stop-shop voor IT verzorgen we ook je werkplekken, connectiviteit, cloud en beveiliging. Eén aanspreekpunt, en oplossingen die op elkaar afgestemd zijn.
Denk je bij Exact vandaag nog vooral aan je boekhouding, dan is de kans reëel dat je een deel van je software laat liggen. Vraag een vrijblijvende demo aan of leg ons je huidige werkwijze voor. We tonen je concreet welke stappen in je proces kunnen verdwijnen of welke processen we kunnen optimaliseren.
