Privacy policy

D-ISM-012 
Revisiedatum: 12/02/2025 
Verantwoordelijke: CEO 

  1. Waarom deze privacy policy? 

    1. Dit is de privacy policy van Trustteam. Onze bedrijfsgegevens vind je in artikel 3 hieronder.            

 

  1. Deze policy is van toepassing op de verwerking van jouw gegevens door Trustteam in het kader van haar IT-diensten (o.m. onze diensten inzake audit, cloud, security, telefonie, software, support, hardware en aanverwante diensten). 

 

In deze privacy policy leggen wij jou uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe wij dat doen, waarom wij dat doen, op welke basis wij dat doen, welke rechten jij hebt en met wie we jouw gegevens kunnen delen. Wij proberen je hierover zo transparant mogelijk te informeren.          

 

We raden je aan om deze policy zorgvuldig te lezen. Je kan deze policy te allen tijde raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op onze website: https://www.trustteam.eu – Privacy Notice. 

 

  1. Jouw privacy is uiterst belangrijk. Daarom nemen wij alle passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, incl. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

 

In het licht hiervan neemt Trustteam ook alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Trustteam is overigens ISO 27001 gecertificeerd. 

 

  1. Deze policy dekt niet het privacybeleid, verklaringen of voorwaarden van derden. 

 

  1. Trustteam kan deze privacy policy aanpassen. Het is daarom belangrijk dat je de policy regelmatig raadpleegt. Op de website vind je steeds de meest actuele versie. Eventuele wijzigingen zullen gecommuniceerd worden via de website, per e-mail of via andere elektronische kanalen. 

 

  1. Deze privacy policy is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Kortrijk (afdeling(en) Kortrijk) zijn bevoegd in geval van een geschil. 

 

  1. Voor vragen of verzoeken kan je steeds mailen naar privacy@trustteam.eu. 

  2. Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens? 

 

  1. Wij (Trustteam). Wij zijn de zgn. ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dit betekent dat wij het doel en de middelen van de verwerking bepalen en instaan voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw gegevens via onze website. 

 

  1. Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen in opdracht van onze klanten, zoals klanten van onze klanten, leveranciers, werknemers / aangestelden, verzekerden of gebruikers van onze klanten dan wel andere betrokkenen / natuurlijke personen, treden wij op als verwerker op instructie en ten behoeve van de klant (die de verwerkingsverantwoordelijke is). Met onze klanten sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin de garanties worden vastgelegd m.o.o. afdoende passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is. Onze verwerkersovereenkomst is beschikbaar op onze website www.trustteam.eu - Verwerkersovereenkomst.

 

  1. Hoe kan je ons contacteren? 

                                Rechtsvorm:                                         NV

 

                                Vennootschapsnaam:                           Trustteam

 

                                Handels- / merknaam:                           Trustteam

 

                                Zetel:                                                   Evolis 78, 8500 Kortrijk 

 

                                Ondernemingsnummer (KBO):              0477.005.418

 

                                E-mail:                                                 privacy@trustteam.eu 

 

                                Hyperlink website:                                 https://www.trustteam.eu  

 

Onze Data Protection Officer kan je contacteren op privacy@trustteam.eu. 

  1. Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?          

 

  1. Trustteam verwerkt volgende gegevens van jou: 

    • Identificatiegegevens: 

Naam, voornaam 

User login 

Adres, woonplaats 

E-mailadres 

Telefoonnummer 

Functie (indien van toepassing) 

 

  • Elektronische gegevens: 

Apparaatgegevens,          logbestandsgegevens    zoals    het        IP-adres,           browser            en besturingssysteem 

Externe websites 

Bezochte pagina’s (en datum en tijd van verbindingsmomenten) 

Cookies 

 

  • Financiële gegevens: 

Bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. 

 

  • Beeldopnamen: 

Foto’s 

Video’s 

  1. Trustteam kan jouw gegevens rechtstreeks van jou ontvangen, bv. omdat je ze bezorgt via het contactformulier op de website of wanneer je een offerte aanvraagt, dan wel onrechtstreeks via derden, bv. partners of platformen voor prospectie en/of marketing dan wel publieke databanken met ondernemingsgegevens of met Trustteam verbonden vennootschappen (dit steeds met inachtname van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, incl. de AVG). 

 

Trustteam kan jouw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de overeenkomst met jou of jouw onderneming, wanneer je contact opneemt met Trustteam voor inlichtingen (telefonisch, schriftelijk of via de website) dan wel via cookies op onze website. 

 

  1. Trustteam kan ook andere categorieën van persoonsgegevens verwerken in opdracht van haar klanten als verwerker in de zin van artikel 2.2 hierboven. Via de diensten, platformen, software en systemen van Trustteam en afhankelijk van de aard van de data van de klant, kan Trustteam ook financiële gegevens, gegevens inzake persoonlijke kenmerken, samenstelling van het gezin, vrijetijdbesteding en interesses, lidmaatschappen, woningkenmerken, opleiding en vorming, beroep en betrekking, beeld- en geluidsopnames dan wel bijzondere categorieën zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke of gerechtelijke gegevens, Rijksregisternummers of sociale zekerheidsnummers en gevoelige gegevens verwerken. De klant is en blijft verantwoordelijk voor die (persoons)gegevens. Trustteam verwerkt ze louter op instructie en ten behoeve van de klant in het kader van haar dienstverlening, bv. hosting van de data van de klant. Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door Trustteam in het kader van support (bv. gegevens van werknemers of aangestelden van de klant dan wel andere betrokkenen). De details hiervan worden geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen Trustteam en de klant. Onze verwerkersovereenkomst is beschikbaar op onze website www.trustteam.eu - Verwerkersovereenkomst.

. 

  1. Waarom en op basis van wat verwerken wij jouw gegevens? 

 

  1. Trustteam verwerkt jouw persoonsgegevens voor volgende doeleinden: 

(i)          Contactname, inlichtingen en informatie 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens (identificatiegegevens) om in contact te treden met je, jouw eventuele vragen te kunnen verwerken en jou de nodige inlichtingen en informatie te kunnen verschaffen over ons bedrijf, onze producten en/of diensten, onze website of andere met onze diensten of activiteiten gerelateerde informatie. 

Indien je bepaalde gegevens, zoals jouw identificatiegegevens, niet bezorgt dan is het mogelijk dat we jou niet (terug) kunnen contacteren, geen informatie kunnen geven of geen diensten kunnen verlenen aan jou of jouw onderneming 

De verwerking van jouw gegevens voor deze doeleinden is gesteund zijn op onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van onze samenwerking/overeenkomst in zover die zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen. 

In aanloop naar een overeenkomst met jou, kan deze verwerking ook gesteund worden op de voorbereiding van die overeenkomst (in zover je als natuurlijk persoon contracteert met Trustteam). 

(ii)         Klantenbeheer – uitvoering overeenkomsten met klanten – IT diensten 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor het beheren van onze klantenbestanden, opmaken van offertes, het uitvoeren en opvolgen van opdrachten en onze IT-diensten, alsook voor administratie, facturatie en boekhouding. 

Indien je bepaalde van jouw persoonsgegevens, zoals identificatiegegevens of financiële gegevens, die noodzakelijk zijn in het kader van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen, niet aan ons verstrekt, dan kunnen wij jou niet contacteren en/of kunnen wij jou geen diensten verlenen. 

Tevens kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van de organisatie van evenementen of andere aan ons bedrijf of diensten gerelateerde activiteiten. 

Voormelde verwerkingen zijn noodzakelijk voor het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van de overeenkomst(en) met jou zoals daarin omschreven (indien je een natuurlijk persoon bent). Tevens kunnen wij in het kader van de overeenkomst met jouw onderneming op basis van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van de samenwerking / overeenkomst persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen verwerken in die zin (bv. van vertegenwoordigers, jouw medewerkers of personeel). 

  1. Leveranciersbeheer

Wij verwerken persoonsgegevens van jou als leverancier, partner, onderaannemer of dienstverlener van Trustteam in het kader van de samenwerking en beheer van onze leveranciersbestanden, verwerken van offertes, uitvoering overeenkomst(en), administratie en boekhouding. 

Deze verwerking is gebaseerd op de (uitvoering van de) overeenkomst met jou (als natuurlijk persoon) of op basis van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van de samenwerking in zover die zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen. 

  1. Direct marketing

Jouw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing. Dit is het via een nieuwsbrief of andere middelen (bv. social media) toesturen van informatie over ons bedrijf, onze IT-diensten, of informatie die voor jou of jouw onderneming interessant of nuttig zou kunnen zijn. 

Indien je (of jouw onderneming) klant bent (is) van Trustteam, gebeurt dit op grond van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen. Indien je (of jouw onderneming) geen klant bent (is) van Trustteam, zal jouw voorafgaande toestemming worden gevraagd (bv. door inschrijving op onze nieuwsbrief via de website dan wel via enig ander kanaal). Dergelijke toestemming is desgevallend vrij en zal op elk moment kunnen worden ingetrokken. 

 

(Uiteraard kan Trustteam jouw persoonlijke e-mails richten (zonder enige reclame of doeleinden van direct marketing), bv. in het kader van de samenwerking / overeenkomst.) 

 

Indien je wenst dat we jouw persoonsgegevens niet langer verwerken voor doeleinden van direct marketing dan heb je steeds het recht om bezwaar te maken (uitschrijven of je verzetten tegen dergelijke verwerking), dit kosteloos en zonder opgave van enige reden (zie ook artikel 

9.3 hieronder). Hiervoor kan je steeds contact opnamen met ons via: privacy@trustteam.eu. 

 

Het is mogelijk dat Trustteam enkel ondernemingsgegevens (zonder enige link aan een natuurlijk persoon) verwerkt, bv. via cookies geplaatst door Leadinfo. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid beschikbaar op onze website www.trustteam.eu - Cookiebeleid. 

 

Eventuele beelden of foto’s van jouw persoon, bv. van op evenementen van Trustteam, kunnen wij enkel verwerken en gebruiken voor bv. marketingdoeleinden op grond van jouw voorafgaande toestemming. 

  1. Het verzorgen van een optimale werking van onze website 

Wanneer je de website bezoekt of raadpleegt, kunnen we bepaalde elektronische gegevens verwerken, zoals cookies en IP-adres (zie artikel 4.1 hierboven). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen jou als bezoeker en onze website en worden gebruikt met het oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van onze website. Cookies zorgen er ook voor dat jouw persoonlijke instellingen en voorkeuren worden opgeslagen of dat beeld- en geluidsmateriaal kan worden afgespeeld. Bepaalde cookies kunnen geplaatst worden door een derde voor het meten van het gebruik van onze website of voor lead generation. 

Meer informatie over het gebruik van cookies vind je in ons cookiebeleid beschikbaar op onze website www.trustteam.eu - Cookiebeleid. 

  1. De doorgifte van jouw persoonsgegevens aan onze dienstverleners, subverwerkers of andere derden (zie artikel 6 hieronder) 

 

  1. Organisatie van onze onderneming 

 

Bepaalde van jouw persoonsgegevens kunnen we verwerken in het kader van de organisatie van onze onderneming, bv. corporate housekeeping, fysieke veiligheid, IT- en netwerkbeveiliging, geschillenbeheer of handhaving van juridische vorderingen (bv. schuldinning). Dit gebeurt o.b.v. onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen. 

 

  1. Het naleven van toepasselijke wetgeving of verzoeken van autoriteiten 

 

Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van naleving van wettelijke verplichtingen, bv. fiscale of sociale verplichtingen van Trustteam op of op bevel van overheden of instanties (bv. de fiscus of politie). 

5.3. Voor de doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is van Trustteam, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd. 

 

  1. Wie ontvangt of verwerkt jouw gegevens nog (naast Trustteam)? 

 

  1. Jouw gegevens kunnen ook worden verwerkt door of doorgegeven aan onze partners, dienstverleners of leveranciers waarmee we samenwerken in het kader van onze activiteiten, producten en diensten, zoals bv. IT-partners voor bepaalde IT-diensten of software, administratieve dienstverleners, marketingpartners, webbeheerders, externe medewerkers of zelfstandige dienstverleners etc. Zij ontvangen jouw persoonsgegevens enkel en alleen in het kader van de diensten die Trustteam aan jou of jouw onderneming verleent.  

 

  1. Trustteam sluit met haar verwerkers en subverwerkers (sub)verwerkersovereenkomsten zodat zij t.a.v. haar klanten en prospecten kan garanderen dat zij beroep doet op passende dienstverleners die de persoonsgegevens op een veilige manier verwerken in opdracht van Trustteam. Trustteam zorgt ervoor dat zij samen met haar (sub)verwerkers en partners de nodige maatregelen neemt om de principes van gegevensbescherming te integreren in de diensten, tools, software, applicaties, databanken e.d. die worden gebruikt in het kader van de overeenkomst met de klant. 

 

  1. Verder hebben enkel personen binnen Trustteam, zoals personeel of aangestelden, die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot jouw persoonsgegevens. Zij zullen enkel toegang hebben tot de gegevens die relevant zijn in het kader van de dienstverlening in kwestie. Die personen zijn gehouden tot vertrouwelijkheid m.b.t. die persoonsgegevens. 

  2. Trustteam is niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens door derden die dit niet doen in opdracht van Trustteam, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn. 

  3. Trustteam kan verplicht worden jouw gegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties. Ook kunnen jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan (i) banken, verzekeringsmaatschappijen of makelaars, doch enkel binnen de context van uw relatie met deze partijen; en (ii) professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover dit noodzakelijk is in het kader van opdracht en bijstand. 

  4. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EU/EER? 

 

Neen. Trustteam doet in de regel geen beroep op dienstverleners of verwerkers die gevestigd zijn buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Mocht dit wel voorkomen, dan neemt Trustteam in ieder geval de nodige passende maatregelen en waarborgen m.o.o. een passende bescherming van jouw persoonsgegevens, o.m. het sluiten van modelcontractbepalingen en aanvullende (technische, organisatorische of contractuele) maatregelen t.a.v. de dienstverlener of verwerker gevestigd in of die data verwerkt in een derde land. 

 

  1. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens? 

 

  1. Trustteam verzamelt, genereert en verwerkt enkel de gegevens die zij in functie van de doeleinden omschreven in artikel 5 hierboven. Wij zullen jouw gegevens niet langer bijhouden dan noodzakelijk voor die doeleinden, tenzij er op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn. 

 

  1. Persoonsgegevens en commerciële gegevens die Trustteam van jou heeft verkregen als klant of leverancier worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximum 10 jaar na het einde van de overeenkomst (dit stemt overeen met de contractuele verjaringstermijn). 

 

  1. Persoonsgegevens die Trustteam verwerkt in het kader van direct marketing worden tot maximum 5 jaar  bijgehouden na het laatste contact met de klant of prospect in kwestie. 

 

  1. Voor bepaalde gegevens kunnen er specifieke wettelijke of conventionele bewaringstermijnen gelden. In ieder geval geldt hierbij steeds het principe dat wij jouw gegevens niet langer bijhouden dan nodig. 

 

  1. Na het verstrijken van voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij bepaalde wetgeving een langere termijn voorschrijft. 

 

  1. Bij verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de klant waarbij Trustteam kwalificeert als “verwerker”, wordt de duur van de verwerking alsook de teruggave en/of verwijdering van persoonsgegevens bij het einde van de samenwerking geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen Trustteam en de klant. 

 

  1. Meer informatie ten slotte over de bewaringstermijnen voor gegevens verwerkt via cookies vind  je in ons cookiebeleid beschikbaar op onze website www.trustteam.eu - Cookiebeleid. 

 

  1. Wat zijn jouw rechten?             

 

  1. Je hebt het recht op informatie over de verwerking van jouw gegevens. Dit wordt jou meegedeeld via deze privacy policy. Je kan ons ook steeds verzoeken om bijkomende informatie te verschaffen. 

 

  1. Je hebt het recht om ons te verzoeken om: 

    • inzage van jouw gegevens. 

 

Daarvoor kan je kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost. 

 

  • verbetering van jouw gegevens (zo nodig); 

 

  • verwijdering van jouw persoonsgegevens indien:

    • de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door ons werden verwerkt; 

 

  • je een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken; 

 

  • je bezwaar maakt tegen de verwerking door ons;             

 

  • de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt; 

             

  • dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of           

 

  • de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen. 

    • beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft. 

Je hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien je: 

 

  • de juistheid van de gegevens waarover we beschikken, betwist; 

 

  • de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt; 

 

  • we deze gegevens niet meer nodig hebben terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of 

 

  • in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Trustteam zwaarder doorwegen dan die van jou of jouw (privacy)rechten indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

             

  1. Je hebt het recht om tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken. 

 

  Je kan te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor doeleinden van direct marketing. 

 

Dit kan eenvoudig door je uit te schrijven in de marketing mailings of -berichten zelf (onderaan is telkens de mogelijkheid voorzien om uit te schrijven). Je zal dan van ons geen dergelijke mailings of berichten meer ontvangen. 

 

  1. Je hebt het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (aan een andere verwerkingsverantwoordelijke). Dit kan enkel indien de verwerking door ons berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. 

 

  1. Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken. 

 

  1. Je hebt bovendien het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). In geval van een klacht kan je ook steeds Trustteam zelf contacteren: privacy@trustteam.eu. 

 

  1. De uitoefening van jouw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is steeds afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de geldende wetgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de zgn. ‘GDPR’)). 

 

  1. Voor de uitoefening van jouw rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan Trustteam op privacy@trustteam.eu. Hierbij moet je je wel afdoende identificeren. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, mogen wij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit in zover dit proportioneel is.

 

Vragen? Contacteer ons gerust: privacy@trustteam.eu.