Alles wat je moet weten over Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio is een tool van het Power Platform waarmee organisaties en gebruikers hun eigen digitale assistenten kunnen bouwen, ook wel AI Agents genoemd. Deze slimme assistenten zijn ontworpen om taken te automatiseren, processen te stroomlijnen en ondersteuning te bieden in uiteenlopende werkcontexten, van klantenservice tot interne communicatie.

Je vraagt je misschien af: waarvoor kan ik een digitaal assistent inzetten binnen mijn bedrijfsprocessen? Wel, jouw digitale assistent kan onder andere e-mails samenvatten, klantvragen beantwoorden en documenten analyseren.

Een van de grootste voordelen van Copilot Studio is de naadloze integratie met andere Microsoft-apps zoals Outlook, Teams en SharePoint. Hierdoor kan je agent zelfstandig informatie ophalen, verwerken en terugplaatsen, zonder dat jij handmatig hoeft in te grijpen. Na het bouwen kun je je agent testen in een veilige omgeving en activeren zodra hij klaar is voor gebruik.

Trustteam helpt je om met Copilot Studio een digitale assistent in te bouwen die écht werkt voor jou!

🔐 Vertrouwelijkheid & GDPR

Wat met vertrouwelijkheid van data en GDPR wanneer Copilot meeluistert tijdens een meeting voor het opmaken van het verslag?

De data blijft binnen jouw beveiligde Microsoft 365 omgeving en wordt niet gedeeld met derden. Je kunt transcripties ten alle tijde aanpassen of verwijderen. Opnames kunnen ook steeds systematisch worden verwijderd volgens ingestelde richtlijnen.

Jouw data wordt daarnaast ook niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Het is belangrijk om te weten dat Microsoft gegevens verwerkt namens jou volgens de GDPR-richtlijnen en biedt daarbij een uitgebreide overeenkomst voor gegevensbescherming (DPA).

Is de toegang voor de agent tot data op de eigen SharePoint confidentieel?

Ja, Copilot heeft enkel toegang tot SharePoint-data waarvoor jij het zelf rechten geeft. Geen toegang betekent geen data.

📈 Power BI & licenties

In welke omgeving van Power BI kan je vragen stellen aan Copilot?

Je hebt hiervoor een Fabric F2 en Power BI Pro licentie nodig.

🔌 Integraties & API’s

Kan de agent connecteren met een API om data op te halen of acties uit te voeren?

Zeker! Dat is net de grote meerwaarde van AI agents: ze kunnen via API’s data ophalen en acties uitvoeren.

Kan dit ook gebruikt worden bij niet-Microsoft software, zoals een extern ERP-pakket?

Zeker, je kan connecteren via de API van je ERP of rechtstreeks via een SQL Server database.

Onze CRM-data zit in Teamleader. Kunnen we die gebruiken met Copilot?

Ja, synchroniseer eerst je Teamleader-data met een Microsoft Fabric Datawarehouse en koppel dit aan Power BI. Daarna kan Copilot ermee aan de slag.

🗂️ SharePoint vs. klassieke servers

Moet je volledig via SharePoint werken of kan er ook op klassieke servers gezocht worden?

Nee, Copilot kan niet zoeken op lokale of klassieke servers. Documenten kunnen wel geleidelijk overgezet worden naar SharePoint. Op die manier kan je meteen ook nagaan of de inhoud van de documenten nog relevant is. Twee vliegen in één klap. 😉

🤖 Gebruik & scenario’s

Wordt de AI agent vooral gebruikt voor standaardtaken met een hoge frequentie?

Ja, daarmee ga je best van start. Deze taken hebben een vaste flow die je eenvoudig kunt configureren. Bij autonome agents geef je enkel het doel mee, wat meer vrijheid én minder controle betekent.

Wat is het verschil tussen vragen van een AI agent en een checklist in Excel?

Wanneer je werkt met een Excel-document moet je alles zelf opzoeken. Copilot stelt automatisch een rapport op met info van websites, LinkedIn en het web.

🛠️ Diensten van Trusteam

Het opzetten van een AI agent vereist grondige kennis van de bedrijfsprocessen. Wat is de rol van Trustteam bij het opzetten van een AI agent?

Trustteam heeft jaren ervaring met het automatiseren van diverse bedrijfsprocessen. Onze troef? Onze kennis van de verschillende ERP systemen zoals SAP, Business Central, Odoo, Afas,… om interacties mee op te zetten.

We starten vanuit onze Data & AI Opportunity Workshop (assess), waarna we de wensen vertalen naar een project en dit dan ook uitvoeren (build). Na het bouwen geven we ook de nodige toelichting en opleiding die nodig is om dit zelf te beheren of wij blijven de nodige support geven richting de eindgebruikers (operate).

✅ Testen & Valideren van AI Agents

Hoe kijk je aan tegen het testen en valideren van de output (en dus kwaliteit) van AI Agents?

1. De ontwikkelaar test steeds eerst zelf de conversieflow. Je kan de gedachtegang van de Agent eenvoudig meevolgen. Hierbij is het ook belangrijk om altijd een “fallback” te voorzien bij onduidelijke input van de gebruiker.
2. Je kan de agent testen door verschillende usecases te doorlopen. In Copilot Studio heb je de mogelijkheid om elk gesprek volledig te loggen. De gebruiker kan feedback geven doormiddel van “thumbs up” of “thumps down”. Die logs zijn na het testen zeer interessant om na te gaan waar het mogelijks misgelopen is. Op basis hiervan kan je de agent bijsturen.
3. Wanneer je live gaat met je Agent blijft het belangrijk om de interacties te monitoren en op basis hiervan bij te sturen. Deze feedbackloop moet je blijven uitvoeren om zo je Agent steeds beter af te stemmen op je eindgebruikers.