DMS avec Odoo
Simplifiez la gestion documentaire de votre entreprise
La Gestion Electronique de Document avec Odoo est une solution intégrée qui permet de gérer efficacement tous vos documents, qu’ils soient internes ou destinés à vos clients. Grâce à l’intégration fluide avec les autres modules d’Odoo, vous pouvez automatiser la gestion de vos documents, améliorer l’accès aux informations critiques et centraliser le stockage de tous vos fichiers au sein d'une plateforme unique.
Fonctionnalités principales du DMS avec Odoo
Gestion centralisée des documents
Centralisez tous vos documents en un seul endroit avec Odoo DMS. Que ce soit des factures, des contrats, ou des fichiers de projet, chaque document est facilement accessible, ce qui améliore la productivité et simplifie la gestion des informations.
Fonctionnalités clés :
- Stockage centralisé des documents avec accès sécurisé
- Indexation automatique des fichiers pour une recherche rapide
- Possibilité de classer les documents par catégories, étiquettes et dossiers
- Accès multi-utilisateur avec gestion des permissions
Collaboration facilitée
Odoo DMS favorise une collaboration efficace en permettant aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité et de travailler sur des fichiers en temps réel. Les équipes peuvent ainsi échanger et annoter les documents directement dans le système.
Fonctionnalités clés :
- Partage sécurisé de documents avec différents niveaux de permission
- Possibilité de commenter et d’annoter les documents partagés
- Suivi des versions et des modifications apportées aux fichiers
- Historique des accès et des modifications pour une meilleure traçabilité
Automatisation des processus documentaires
Automatisez les tâches répétitives liées à la gestion documentaire, comme le classement, la distribution, et les rappels. Le DMS d’Odoo permet de lier les documents à d’autres modules comme la gestion des ventes, la comptabilité, ou les ressources humaines pour un flux de travail plus fluide.
Fonctionnalités clés :
- Automatisation du classement des documents (factures, contrats, etc.)
- Génération et envoi automatique de documents aux clients ou collaborateurs
- Intégration avec les modules de facturation, CRM, et gestion des projets
- Notifications automatiques pour les approbations et les révisions des documents
Recherche avancée et accès rapide
Trouvez rapidement le document que vous recherchez grâce à la fonctionnalité de recherche avancée d’Odoo DMS. Que ce soit par mot-clé, catégorie, ou étiquette, Odoo permet d'accéder rapidement aux documents sans perte de temps.
Fonctionnalités clés :
- Recherche instantanée par mots-clés, tags ou métadonnées
- Filtrage des résultats par auteur, date de création, ou type de document
- Accès rapide aux documents récents ou fréquemment utilisés
- Aperçu rapide des documents avant de les ouvrir
Sécurité et conformité
Assurez la confidentialité et la sécurité de vos documents grâce à la gestion des droits d’accès et au chiffrement des fichiers. Odoo garantit également la conformité avec les régulations, telles que le RGPD, en vous permettant de gérer facilement l’accès et la conservation des données.
Fonctionnalités clés :
- Gestion des autorisations et des rôles pour un accès sécurisé
- Chiffrement des documents pour protéger les informations sensibles
- Conservation des documents selon les exigences réglementaires
- Rapports de conformité pour garantir la sécurité des données
Pourquoi choisir Trustteam pour votre DMS avec Odoo ?
- Centralisation des documents : Gagnez du temps en centralisant tous vos fichiers et en réduisant la duplication des informations.
- Automatisation des processus : Améliorez l'efficacité opérationnelle en automatisant la gestion des documents et en intégrant ces processus à d'autres flux de travail.
- Collaboration simplifiée : Facilitez la collaboration interne et externe avec un accès sécurisé et des outils de partage avancés.
- Conformité et sécurité : Garantissez la sécurité de vos données grâce à une gestion rigoureuse des permissions et à des outils de conformité intégrés.
Cas d'utilisation
- Gestion des contrats pour suivre les accords avec les clients et fournisseurs.
- Archivage des factures pour une gestion facile des documents comptables et financiers.
- Suivi des versions de projet pour gérer les documents de manière collaborative et traçable.
